PSQ.001 Gestione dei documenti della qualità

INDICE

• 1. GENERALITÀ
• 2. RESPONSABILITÀ
• 3. PROCEDURA
  • 3.1 Documenti Controllati
  • 3.2 Manuale della Qualità
  • 3.3 Procedure
  • 3.4 Istruzioni operative
  • 3.5 Distribuzione della Documentazione
  • 3.6 Aggiornamento della Documentazione
  • 3.7 Moduli
  • 3.8 Riferimenti normativi
  • 3.9 Gestione e distribuzione delle Normative di origine esterna
  • 3.10 Identificazione e codifica dei documenti
• 4. ARCHIVIAZIONE
• 5. RIFERIMENTI

1. GENERALITÀ

2. RESPONSABILITÀ

Le responsabilità riguardo all’emissione, alla verifica e all'approvazione della documentazione controllata del Sistema Qualità sono così suddivise:

3. PROCEDURA

3.1 Documenti Controllati

Le tipologie di documenti che devono essere messi sotto controllo sono:

• Il Manuale della Qualità (MQ);
• Le procedure;
• Le istruzioni operative (eventuali);
• I moduli;
• I documenti di origine esterna.

3.2 Manuale della Qualità

Il MQ descrive le attività della scuola in relazione ai requisiti della norma UNI EN ISO 9001:2000.

Il MQ esiste nella versione «controllata» e «non controllata» come è rilevabile dall'apposita casella barrata sul frontespizio.

Le copie controllate sono quelle distribuite all’interno della scuola e, se richiesto, all’Ente di Certificazione e vengono sostituite ad ogni emissione di nuove revisioni.

Le copie non controllate sono quelle consegnate all’esterno a chi ne fa richiesta; sono aggiornate al momento della consegna e non vengono più aggiornate in caso di ulteriori variazioni.

Il RSQ conserva una registrazione (vedi Mod. PSQ.001.001) di tutte le copie consegnate sia in forma controllata sia in forma non controllata.

Il manuale della qualità è composto da:

• Frontespizio che riporta: l’indice di revisione, la data di emissione, lo stato (copia controllata o non controllata) e uno spazio per l’indicazione del destinatario;
• Indice che riporta il numero ed il titolo di ogni capitolo/sezione. L’indice è firmato e datato dal Dirigente Scolastico e dal Responsabile del Sistema Qualità;
• Capitoli/sezioni relativi ai punti della norma ISO 9001:2000.

3.3 Procedure

Le Procedure vengono gestite unicamente in forma controllata; possono essere anche distribuite in forma non controllata solo su approvazione del Dirigente Scolastico.

Tutte le Procedure sono numerate secondo i criteri definiti più avanti. La lista di distribuzione (vedi Mod. PSQ.001.001) viene gestita dal Responsabile del Sistema Qualità.

Ogni procedura contiene un’intestazione standard secondo lo schema qui sotto indicato:

Dove:

• Nel primo campo è indicato il nome o il logo della scuola;
• Nel secondo campo la dicitura “Procedura del Sistema di Gestione per la Qualità”;
• Nel terzo campo il codice della procedura e l’indice di revisione;
• Nel quarto campo la dicitura UNI EN ISO 9001:2000 ed il titolo della procedura,
• Nel quinto campo il numero della pagina corrente ed il numero totale delle pagine.

L’elenco delle procedure e dei responsabili dei processi è inserito nel Mod. PSQ.001.003 - Elenco delle procedure e dei responsabili dei processi

3.4 Istruzioni operative

Le istruzioni operative sono documenti che forniscono informazioni dettagliate sulla modalità di esecuzione di una attività.

Generalmente trovano applicazione nell’ambito di un gruppo ristretto ed in quanto tali vengono elaborate dal gruppo stesso.

Anche le istruzioni operative vengono gestite come documenti controllati ed in quanto tali devono riportare almeno una data di emissione ed una firma di approvazione.

Possono rientrare tra le istruzioni operative le indicazioni per l’uso di qualche particolare strumentazione. Ogni documento deve essere comunque verificato prima dell’uso dandone evidenza tramite apposizione della data e della firma di approvazione della funzione che ha valutato l’adeguatezza del documento.

3.5 Distribuzione della Documentazione

Il Dirigente Scolastico con il Responsabile del Sistema Qualità definisce una matrice di distribuzione della documentazione del Sistema Qualità (Mod. PSQ.001.001).

La distribuzione della documentazione avviene attraverso rapporto diretto del RSQ con i responsabili delle diverse aree coinvolte, oppure attraverso il Collegio dei docenti, i Consigli di Classe, le riunioni disciplinari (Dipartimenti per aree disciplinari, Indirizzi).

Il RSQ distribuisce la documentazione in relazione alla matrice di distribuzione ed i riceventi firmano per ricevuta nello spazio previsto all’interno del Mod. PSQ.001.001.

3.6 Aggiornamento della Documentazione

Le procedure revisionate vengono inviate, a cura del Responsabile del Sistema Qualità, a tutti i possessori di copie controllate della Documentazione, utilizzando il modulo descritto al paragrafo precedente. I riceventi firmano per ricevuta nello spazio previsto all’interno del modulo stesso (Mod. PSQ.001.001).

Ogni possessore di documenti deve:

• Eliminare le copie superate sostituendole con quelle revisionate;
• Informare il personale di riferimento sulle variazioni intervenute.

Il coordinatore dell'area coinvolta ha il compito di:

• Assicurare che il proprio gruppo di riferimento sia pienamente a conoscenza dell’avvenuta modifica;
• Verificare che ciascun membro abbia preso conoscenza dei contenuti modificati della procedura di competenza;
• Chiarire eventuali dubbi riguardo alle modalità di applicazione.

I documenti superati vengono conservati nell’archivio Sistema Qualità almeno fino all’emissione della versione successiva.

3.7 Moduli

La modulistica del Sistema Qualità è composta sia da moduli di produzione interna sia da moduli di produzione esterna.

Ogni modulo deve contenere un codice o titolo che ne permetta la sicura identificazione.

Per meglio tenere sotto controllo i moduli, il RSQ detiene un elenco ed una raccolta degli stessi.

L’elenco dei moduli di tutte le procedure è inserito nel Mod. PSQ.001.004 - Elenco moduli.

3.8 Riferimenti normativi

I riferimenti normativi generali e quelle specifiche per ciascuna procedura, a cui si fa riferimento, sono elencati nell’apposito modulo Mod. PSQ.001.002 - Riferimenti normativi.

3.9 Gestione e distribuzione delle Normative di origine esterna

L’aggiornamento riguardo all’emissione di Normative di origine esterna aventi influenza sulla qualità, con riferimento particolare a leggi, decreti e circolari emessi da Enti Governativi è garantito dall’invio da parte dei Ministeri competenti o della PAT.

Queste norme sono archiviate presso le Segreterie e/o l’archivio in modo da garantirne l’identificazione e la rintracciabilità, assicurando l’aggiornamento periodico dei documenti che possono avere influenza sull’attività dell’Istituto.

Quando necessario, viene emessa una circolare interna rivolta al personale interessato allo scopo di informare riguardo ai contenuti di nuove norme/decreti.

La circolare interna riporta gli estremi del documento ufficiale cui fa riferimento e rimane disponibile per la consultazione presso l’albo di Istituto.

L’originale delle norme UNI viene conservato presso l’archivio del RSQ il quale distribuisce le copie all’interno della scuola con la scritta sul frontespizio «copia per uso interno».

3.10 Identificazione e codifica dei documenti

Ogni documento del sistema qualità deve avere una codifica necessaria per identificare univocamente il documento stesso.

L’identificazione e la codifica dei documenti avviene in accordo ai seguenti criteri:

4. ARCHIVIAZIONE

Tutta la normativa di origine esterna relativa al SQ viene conservata a cura della Segreteria.

L’originale delle norme UNI, le procedure, i moduli, vengono conservati a cura del RSQ.

5. RIFERIMENTI

Mod. PSQ.001.001 - Matrice di distribuzione dei documenti del Sistema Qualità

Mod. PSQ.001.002 - Riferimenti normativi

Mod. PSQ.001.003 - Elenco delle procedure e dei responsabili dei processi

Mod. PSQ.001.004 - Elenco moduli