PSQ.002 Gestione dei documenti di registrazione della qualità

INDICE

• 1. GENERALITA’
• 2. RESPONSABILITÀ
• 3. PROCEDURA
  • 3.1 Preparazione
  • 3.2 Compilazione
  • 3.3 Archiviazione
  • 3.4 Conservazione
  • 3.5 Eliminazione
  • 3.6 Registrazioni informatiche
• 4. RIFERIMENTI

1. GENERALITA’

2. RESPONSABILITÀ

3. PROCEDURA

Per “Documenti di registrazione della qualità” s’intendono tutti i documenti necessari a dimostrare che le attività si sono svolte così come descritto nelle procedure e l’efficace funzionamento del Sistema di Gestione per la Qualità (rapporti di audit, rapporti di non conformità, risultati dei monitoraggi, verbali, registri, altro).

I “Documenti di registrazione della qualità” sono gestiti in accordo a procedure scritte, che definiscono in modo chiaro le fasi di:

• preparazione;
• compilazione;
• distribuzione e archiviazione;
• conservazione;
• eliminazione.

3.1 Preparazione

Tutti i documenti di registrazione della qualità sono identificati univocamente mediante un titolo, o una denominazione o un codice di identificazione attribuito in accordo alla procedura di gestione dei documenti (PSQ.001 Gestione dei documenti della qualità).

I documenti di registrazione della qualità sono richiamati mediante la loro identificazione nelle relative procedure e nel Manuale della Qualità e sono strutturati in modo tale da assicurare la correlazione con il processo o con l'attività cui si riferiscono.

3.2 Compilazione

La compilazione dei documenti di registrazione della qualità deve avvenire in modo leggibile e completo.

Le modalità e le responsabilità di compilazione dei documenti di registrazione della qualità sono descritte nelle procedure a cui i documenti stessi sono riferiti.

I documenti di registrazione della qualità sono considerati validi solo se tutte le voci sono compilate e se vi figurano la firma del compilatore e la data di compilazione. Eventuali voci non compilate devono essere barrate.

3.3 Archiviazione

I documenti di registrazione della qualità, una volta compilati, vengono archiviati in conformità alle procedure a cui sono riferiti.

L'archiviazione deve essere effettuata in modo tale che i documenti siano rapidamente rintracciabili; inoltre i luoghi di archiviazione devono presentare condizioni ambientali idonee ad evitare deterioramenti o smarrimenti.

3.4 Conservazione

Tutti i documenti di registrazione della qualità sono conservati in accordo ai criteri definiti dalla Provincia autonoma di Trento nel documento “Linee guida per la conservazione e lo scarto della documentazione conservata presso le istituzioni scolastiche della Provincia autonoma di Trento”.

Le altre registrazioni della qualità previste dal sistema qualità (documentazione delle verifiche ispettive, non conformità, altro) vengono conservate per almeno 3 anni a cura del RSQ.

Durante tale periodo i documenti di registrazione della qualità possono essere messi a disposizione di chi ne faccia richiesta, dietro autorizzazione del Responsabile dell’archiviazione del documento.

3.5 Eliminazione

L’eliminazione dei documenti di registrazione non può avvenire prima del termine indicato per la loro conservazione; a superamento di tale termine l’eliminazione deve essere autorizzata dal responsabile della loro archiviazione.

3.6 Registrazioni informatiche

Le registrazioni della qualità possono essere effettuate anche su supporto magnetico purché se ne possa garantire la corretta gestione e conservazione.

Tra le modalità di gestione di una registrazione su supporto magnetico devono essere previste specificamente quelle relative ai back-up degli archivi, alla gestione delle password di accesso per proteggere i dati, alla sicurezza del software utilizzato.

4. RIFERIMENTI

Nessuno