PSQ.007 Gestione della Comunicazione

INDICE

• 1. GENERALITA’
• 2. RESPONSABILITA'
• 3. PROCEDURA
  • 3.a. Comunicazioni scuola - utenza
    • 3.a.1 Obiettivi della comunicazione
    • 3.a.2 Modalità della comunicazione
      • 3.a.2.1 Progetto di Istituto
      • 3.a.2.2 Libretto comunicazioni scuola famiglia
      • 3.a.2.3 Consigli di classe aperti ai rappresentanti degli studenti e dei genitori
      • 3.a.2.4 Ricevimento genitori
      • 3.a.2.5 Note informative
      • 3.a.2.6 Circolari informative
      • 3.a.2.7 Assemblee con genitori e studenti
  • 3.b. Comunicazione tra amministrazione scolastica e docenti
    • 3.b.1 Obiettivi della comunicazione
    • 3.b.2 Modalità della comunicazione
      • 3.b.2.1 Progetto di Istituto
      • 3.b.2.2 Guida dell’insegnante
      • 3.b.2.3 Riunioni del Collegio dei docenti
      • 3.b.2.4 Colloqui con il Dirigente Scolastico
      • 3.b.2.5 Piano annuale delle attività
      • 3.b.2.6 Circolari informative ed avvisi al personale docente
• 4. ARCHIVIAZIONE
• 5. RIFERIMENTI

1. GENERALITA’

SCOPO	Questa procedura descrive le modalità di comunicazione fra scuola e utenza (studenti e famiglie) e fra amministrazione scolastica e docenti, attivate dall’Istituto per favorire una proficua collaborazione tra tutte le componenti ed un efficace scambio di informazioni attinenti all’area didattico-educativa ed all’organizzazione scolastica.
CAMPO DI APPLICAZIONE	Questa procedura viene applicata a tutte le iniziative, attività e azioni intraprese dall’Istituto al fine di garantire una corretta e tempestiva diffusione delle informazioni attinenti all’area didattico-educativa ed all’organizzazione scolastica.
RESPONSABILE DEL PROCESSO	Dirigente Scolastico e FAS
RIFERIMENTI NORMATIVI	Legge 7 agosto 1990, n. 241 (Nuove norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai documenti amministrativi) Regolamento di Istituto CCPL docenti 2002/05 CCPL ATA 2002/05 UNI EN ISO 9001:2008
INPUT	Bisogno di comunicazione
OUTPUT	Pianificazione delle modalità di comunicazione
MODIFICHE RISPETTO ALLA REVISIONE PRECEDENTE	Prima emissione

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2. RESPONSABILITA'

Attività	Responsabilità
Comunicazione scuola-famiglie	Dirigente scolastico / Coordinatori di classe / singoli docenti / Segreteria / personale ATA
Comunicazione scuola-studenti	Dirigente scolastico / Coordinatori di classe / singoli docenti / Segreteria / personale ATA
Comunicazione amministrazione scolastica-docenti	Dirigente scolastico / Segreteria / personale ATA

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3. PROCEDURA

3.a. Comunicazioni scuola - utenza

3.a.1 Obiettivi della comunicazione

L’Istituto ha predisposto diverse modalità di comunicazione fra scuola e famiglia per:

• garantire continuità di rapporto;
• consentire al docente di conoscere ciascun studente;
• aiutare i genitori ad individuare le attività da intraprendere per favorire e supportare il processo di apprendimento e di crescita dei propri figli;
• favorire l’inserimento degli studenti nell’ambiente scolastico;
• individuare e prevenire eventuali situazioni di criticità.

Alcune comunicazioni rientrano nella programmazione annuale, altre possono essere utilizzate o sollecitate, tutte le volte che la situazione lo richieda, dal singolo docente, dal Coordinatore di classe, dai genitori o dal Dirigente Scolastico stesso.

3.a.2 Modalità della comunicazione

Le modalità di comunicazione adottate dall’Istituto sono:

• Progetto di Istituto;
• Libretto delle comunicazioni scuola famiglia;
• Riunioni dei Consigli di classe aperti ai rappresentanti dei genitori e degli studenti;
• Ricevimento genitori;
• Note informative;
• Comunicazioni del Coordinatore su delega del Consiglio di Classe;
• Comunicazioni del singolo docente;
• Circolari informative;
• Assemblee con genitori e studenti.

3.a.2.1 Progetto di Istituto

Le informazioni generali sulla struttura e sull’organizzazione della Scuola vengono fornite all’utenza attraverso il Progetto di Istituto. Il Progetto di Istituto è consegnato in forma integrale a tutti i genitori che ne fanno richiesta presso la segreteria, in estratto a tutti gli studenti delle classi prime al momento dell’iscrizione e ai richiedenti nelle nelle giornate di scuola aperta. Il Progetto di Istituto è pubblicato all’albo e sul sito web dell’Istituto.

3.a.2.2 Libretto comunicazioni scuola famiglia

Il libretto comunicazioni scuola famiglia è lo strumento principale di comunicazione tra scuola e famiglia. Contiene:

• Moduli per la giustificazione delle assenze giornaliere e pomeridiane;
• Moduli per le giustificazioni di ritardo;
• Moduli per la richiesta di uscita anticipata;
• Moduli per le eventuali comunicazioni scuola-famiglia;
• Moduli di prenotazione udienze individuali;
• Moduli di giustificazione di assenza ai corsi di recupero.

I dati sulle assenze vengono periodicamente monitorati dai Coordinatori di classe che, se lo ritengono opportuno, informano le famiglie. Il numero delle assenze per le singole materie è riportato sulle pagelle.

3.a.2.3 Consigli di classe aperti ai rappresentanti degli studenti e dei genitori

L’obiettivo dei Consigli di classe è quello di instaurare una relazione tra scuola e famiglia che generi informazione e collaborazione.

Il Dirigente Scolastico comunica mediante circolare consegnata agli studenti all’inizio dell’anno scolastico, dopo la delibera del Collegio dei Docenti, i periodi di effettuazione dei Consigli di Classe. Le date degli stessi vengono pubblicate all’albo e sul sito web dell’Istituto. Una settimana prima di ogni Consiglio di Classe viene consegnata la convocazione agli studenti rappresentanti di classe e, tramite i figli, ai genitori rappresentanti di classe.

E’ previsto inoltre che la convocazione avvenga, al di fuori del normale calendario, su richiesta del Dirigente Scolastico o di almeno i due terzi dei suoi componenti, quando si verifichino situazioni di particolare eccezionalità o urgenza. In questo caso la convocazione avviene tramite circolare consegnata a tutti gli interessati.

E’ previsto inoltre che la convocazione avvenga, al di fuori del normale calendario, su richiesta del Coordinatore di classe, dei rappresentanti dei genitori o degli studenti, quando si verifichino situazioni di particolare eccezionalità o urgenza. In questo caso la convocazione avviene tramite circolare consegnata a tutti gli studenti interessati.

3.a.2.4 Ricevimento genitori

Udienze generali

Le udienze generali, a cui sono invitati tutti i genitori degli studenti dell’Istituto, si tengono in due giornate stabilite all’inizio dell’anno scolastico dal Collegio dei docenti su proposta del Dirigente Scolastico. Pochi giorni prima della data stabilita per il ricevimento vengono comunicati ai genitori, tramite avviso gli studenti, gli orari e le aule in cui trovare i vari docenti. Nel giorno delle udienze generali, nell’atrio della scuola, viene esposto un tabellone con l’indicazione dei docenti, delle aule e dell’orario di ricevimento.

Udienze individuali

Nei periodi stabiliti dal Collegio dei docenti su proposta del Dirigente Scolastico ogni docente riceve settimanalmente i genitori in un’ora ed in un giorno prefissati. Subito dopo l’entrata in vigore dell’orario definitivo viene steso il calendario delle udienze individuali e comunicato alle famiglie tramite gli studenti.

I genitori possono prenotare l’udienza tramite il modulo inserito nel libretto personale. I genitori possono essere convocati su richiesta del singolo docente o del Consiglio di classe tramite il coordinatore.

Il docente, in corrispondenza dell’ora d’udienza, firma l’apposito registro collocato in aula insegnanti.

Colloqui con il Dirigente Scolastico

Di norma i genitori possono richiedere, previo appuntamento fissato dalla Segretaria del Dirigente, un colloquio con il Dirigente Scolastico nell’orario di ricevimento.

3.a.2.5 Note informative

I seguenti documenti:

• Scheda Informativa Infraquadrimestrale;
• Pagella provvisoria;
• Lettera situazione scolastica del 1° quadrimestre;
• Lettera promozione con debito formativo;
• Lettera di comunicazione della non promozione;
• Certificato finale;
• Scheda di assegnazione del recupero;
• Risultato corso di recupero;
• Linee guida del recupero del debito formativo;
• Risultati debiti formativi;

vengono compilati e consegnati alle famiglie con le modalità indicate nelle procedure PSQ.013 e PSQ.019.

3.a.2.6 Circolari informative

L’Istituto comunica con le famiglie, tramite circolari informative, in merito alle seguenti attività:

• Calendario scolastico;
• Elezione dei rappresentanti dei genitori nei Consigli di Classe o di Istituto;
• Orario ricevimento genitori;
• Attivazione Sportello didattico;
• Progetti di arricchimento dell’offerta formativa;
• Uscite didattiche / viaggi di istruzione / settimane linguistiche / scambi;
• Organizzazione stage;
• Eventuali scioperi;
• Altre informazioni concernenti la vita scolastica.

3.a.2.7 Assemblee con genitori e studenti

Periodicamente l’Istituto, anche in collaborazione con il Comitato genitori, promuove serate informative rivolte ai genitori ed agli studenti per illustrare i risultati delle attività organizzate all’interno dell’Istituto o problematiche inerenti la scuola.

All’inizio dell’anno scolastico, entro il mese di ottobre, sono convocate le assemblee per l’elezione dei rappresentanti dei genitori nei Consigli di classe. Le Assemblee sono presiedute dal docente Coordinatore di classe. Nel caso di particolari necessità possono essere convocate, dal Dirigente Scolastico, assemblee aperte a tutti i genitori ed agli studenti interessati su richiesta del Coordinatore di classe oppure su richiesta scritta dei genitori.

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3.b. Comunicazione tra amministrazione scolastica e docenti

3.b.1 Obiettivi della comunicazione

Obiettivo della comunicazione tra amministrazione scolastica e docenti è informare su:

• obblighi di servizio;
• su iniziative di formazione e aggiornamento promosse dall’Istituto o da enti esterni;
• attività didattiche attuate dall’Istituto o da enti esterni;
• modalità di utilizzo delle strutture e dei servizi dell’Istituto.

3.b.2 Modalità della comunicazione

La comunicazione avviene attraverso:

• Progetto di Istituto;
• Guida dell’insegnante;
• Riunioni del Collegio dei docenti;
• Colloqui con il Dirigente Scolastico;
• Piano annuale delle attività;
• Circolari informative ed avvisi.

3.b.2.1 Progetto di Istituto

Fornisce informazioni sulla struttura e sull’organizzazione dell’Istituto e contiene la Carta dei Servizi, che informa i docenti sulle modalità di utilizzo delle strutture e dei servizi della scuola e il Regolamento d’Istituto, che descrive le norme di comportamento da tenere all’interno della scuola.

3.b.2.2 Guida dell’insegnante

Contiene in estratto il Progetto d’Istituto, il Regolamento d’Istituto ed indicazioni operative di supporto al lavoro dell’insegnante.

3.b.2.3 Riunioni del Collegio dei docenti

Le riunioni del Collegio dei docenti sono occasione di comunicazione diretta tra il Dirigente Scolastico e i docenti. Di tali riunione si redige verbale che rimane esposto all’albo fino alla esposizione del verbale della seduta successiva. Il libro dei verbali delle sedute del Collegio dei docenti è a disposizione per la consultazione presso l’ufficio del Dirigente Scolastico.

3.b.2.4 Colloqui con il Dirigente Scolastico

Di norma i docenti possono richiedere, previo appuntamento fissato dalla Segretaria del Dirigente, un colloquio con il Dirigente Scolastico nell’orario di ricevimento.

3.b.2.5 Piano annuale delle attività

Fissa il calendario delle attività didattiche promosse dall’Istituto nei vari ambiti.

3.b.2.6 Circolari informative ed avvisi al personale docente

Circolari emesse dalla Provincia o dal Dirigente Scolastico che coinvolgono il personale docente e avvisi al personale docente, vengono trasmessi agli interessati secondo le modalità descritte nella procedura PSQ.021.

Comunicazioni specifiche avvengono tramite collocazione degli avvisi in appositi registri presenti in sala insegnanti.

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4. ARCHIVIAZIONE

Tutta la documentazione prodotta viene conservata a cura della Segreteria per un periodo di almeno 5 anni.

5. RIFERIMENTI

• Libretto comunicazione scuola-famiglia
• Progetto d’Istituto
• Guida dell’insegnante

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