PSQ.009 Gestione spese generali di funzionamento e valutazione fornitori

INDICE

• 1. GENERALITA’
• 2. RESPONSABILITA’
• 3. PROCEDURA
  • 3.1 Gestione degli acquisti, delle manutenzioni e dell’appalto dei servizi
  • 3.2 Consulenze, convenzioni e polizze assicurative
  • 3.3 Valutazione delle offerte e ordine
  • 3.4 Controllo e collaudo
  • 3.5 Valutazione e gestione dei fornitori
• 4. ARCHIVIAZIONE
• 5. RIFERIMENTI

1. GENERALITA’

2. RESPONSABILITA’

3. PROCEDURA

3.1 Gestione degli acquisti, delle manutenzioni e dell’appalto dei servizi

L’appalto dei servizi è gestito dalla segreteria secondo la normativa vigente ed i criteri stabiliti dal Dirigente Scolastico tenendo conto degli obiettivi indicati nel Progetto d’Istituto.

Nel primo Collegio dei docenti, il Dirigente nomina/conferma una Commissione Tecnica costituita da docenti con competenze tecniche specifiche, da un Collaboratore designato dal Dirigente e dal FAS o suo delegato. La Commissione ha il compito di valutare l’opportunità didattica delle richieste di acquisto per le spese d’investimento e per quelle prettamente didattiche destinate ai laboratori ed alle aule speciali diverse dal normale funzionamento e di eseguire, al momento della consegna per le sole spese d’investimento, il collaudo del materiale fornito.

Entro fine ottobre, il Dirigente Scolastico, i Responsabili di Dipartimento, delle aule speciali, i docenti e il personale ATA presentano, all’ufficio bilancio, le proposte di spesa (Mod. PSQ.009.001 Proposta di spesa) per le spese d’investimento e quelle relative ad innovazioni didattiche per i laboratori e le aule speciali.

La Commissione valuta l’opportunità di acquisto dei beni e le relative specifiche tecniche. Se lo ritiene opportuno la Commissione può chiedere chiarimenti al proponente l’acquisto. La Commissione annota il proprio parere nel verbale della propria riunione, sulla base dei seguenti criteri:

• Coerenza con gli obiettivi del Progetto d’Istituto
• Assenza del materiale o scarsa disponibilità dopo verifica di quanto già presente in Istituto
• Compatibilità con la disponibilità finanziaria dell’Istituto

Per quanto riguarda la normale gestione degli acquisti per il ripristino delle scorte, per il funzionamento amministrativo, per piccoli acquisti legati alla didattica e per la manutenzione ordinaria e straordinaria le proposte di spesa possono essere presentate dagli interessati (Mod. PSQ.009.005 – Richiesta di reparto) e valutate in qualsiasi periodo dell’anno a cura della Dirigenza o del suo Collaboratore per gli acquisti.

Valutate tutte le richieste di acquisto ed in presenza di una previsione di spesa superiore alle disponibilità di bilancio, prima della stesura del Bilancio di Previsione, la Commissione compila un apposito modulo di riepilogo (Mod. PSQ.009.002 – Riepilogo degli acquisti), stabilendo le priorità negli acquisti in base all’ordine di inserimento nel modulo stesso.

Gli altri acquisti superiori ai 3000 € vengono richiesti mediante il Mod. PSQ.009.006 Proposta spese di funzionamento e sono valutati periodicamente dal Dirigente Scolastico o dal suo Collaboratore per gli acquisti che ne autorizza la spesa dopo averne valutato l’opportunità, la congruità dei prezzi, la modalità di esecuzione ed i tempi di effettuazione.

Gli acquisti e gli approvvigionamenti inferiori ai 3000 € sono autorizzati direttamente dal Dirigente Scolastico previa valutazione dell’opportunità, della congruità dei prezzi e della tempistica, stabilendone le modalità di effettuazione.

Per quanto riguarda l’appalto dei servizi e delle manutenzioni si privilegiano contratti pluriennali, previa determinazione del Dirigente Scolastico.

Gli interventi di manutenzione ed i relativi contratti di appalto ricadono sotto la diretta responsabilità del Dirigente Scolastico che ne valuta l’opportunità, la congruità dei prezzi, la modalità di esecuzione ed i tempi di effettuazione, autorizzandoli al bisogno.

Per la copertura finanziaria degli acquisti relativi al normale funzionamento dell’Istituto, per le manutenzioni ed i contratti di appalto servizi il Dirigente Scolastico assume propria determinazione al momento della stesura del Bilancio tecnico di accompagnamento e specificazione al bilancio di previsione all’inizio dell’esercizio finanziario, integrandolo, al bisogno, in corso d’anno.

La determinazione contiene, di norma:

• Riferimenti normativi;
• Tipologia di spesa;
• Impegni di spesa, durata, esercizio e capitolo di competenza;
• Modalità di scelta del contraente (gara, trattativa diretta, spesa in economia, altro);
• Criteri di aggiudicazione della fornitura (servizio, bene);
• Motivazioni dell’acquisto;
• Periodo temporale di riferimento.

L’apposito ufficio di segreteria attiva tutta la procedura di emissione dell’ordine di fornitura del bene, servizio, collaborazione, consulenza, polizza.

L’ordine deve sempre contenere:

• Numero di protocollo, data, luogo;
• Tipo di materiale/attrezzatura richiesto;
• Quantità;
• Specifiche o caratteristiche tecniche;
• Eventuali prestazioni accessorie ritenute necessarie (ad esempio assistenza tecnica);
• Importo distinto tra imponibile ed IVA;
• Tempi e modalità di consegna;
• Modalità di pagamento;
• Per le sole manutenzioni il “documento unico valutazione rischi 626/94”.

Gli acquisti di materiale di facile consumo e di piccola entità, nella misura stabilita dal Consiglio di Istituto, autorizzati e liquidati direttamente dal Segretario – Economo, sono annotati sul registro delle minute spese.

Le fatture d’acquisto ricevute dall’Istituto sono inserite in apposito registro a cura della Segreteria Amministrativa. Il materiale oggetto d’acquisto è registrato in appositi registri a seconda della tipologia ad esclusione del materiale di facile consumo.

3.2 Consulenze, convenzioni e polizze assicurative

Le consulenze, le convenzioni e le polizze assicurative, sulla base della normativa vigente, dopo valutazione dei bisogni e delle competenze presenti in Istituto, vengono autorizzate dal Dirigente Scolastico secondo le seguenti modalità:

• · Determinazione del Dirigente Scolastico contenente:
  • Riferimenti normativi;
  • Tipologia del servizio richiesto e sue modalità di effettuazione;
  • Impegno di spesa distinto per esercizi e capitoli di competenza;
  • Modalità di scelta del contraente o sua diretta individuazione
• Stesura del contratto, polizza o convenzione contenente:
  • Numero di protocollo, data e luogo;
  • Contraenti, previa verifica dei requisiti tecnici e professionali;
  • Durata della convenzione, consulenza o polizza;
  • Individuazione del servizio e delle attività con obiettivi e metodi di intervento;
  • Criteri e modalità di gestione del servizio;
  • Eventuale personale coinvolto;
  • Eventuale riferimento alla copertura assicurativa, alla valutazione dei rischi ed alla gestione dei dati personali;
  • Costi distinti tra imponibile ed IVA, previa verifica della loro congruità.

3.3 Valutazione delle offerte e ordine

Per gli acquisti con modalità della “trattativa diretta” e “programma di spesa” e per l’appalto dei servizi con modalità di “trattativa diretta”, l’Ufficio Acquisti, procede alle indagini di mercato ed alla trasmissione alla ditta prescelta della richiesta di preventivo ufficiale, evidenziando:

• Numero di protocollo e data;
• Tipo di materiale/attrezzatura/servizio richiesto;
• Quantità;
• Specifiche o caratteristiche tecniche;
• Eventuali prestazioni accessorie ritenute necessarie (ad esempio assistenza tecnica);
• Tempistica:
  • Tempi di consegna del materiale;
  • Tempi di erogazione e durata del servizio;
  • Tempi e modalità per la comunicazione di eventuali difetti o avarie;
• Termini e modalità per la presentazione dell’offerta e della consegna del materiale o dell’erogazione del servizio;
• Prezzo del materiale o del servizio con evidenziata a parte IVA ed eventuale sconto;
• Modalità di pagamento.

Il preventivo deve pervenire all’ufficio acquisti, che ne valuta il contenuto e la rispondenza con le condizioni richieste predisponendo a seguire l’ordine del materiale e/o l’appalto del servizio.

Per gli acquisti con modalità del “confronto concorrenziale”, l’Ufficio Acquisti, procede alla spedizione, ad almeno 3 fornitori, di una richiesta di preventivo (offerta) specifica in base al materiale e/o servizio richiesto, evidenziando:

• Numero di protocollo e data;
• Tipo di materiale/attrezzatura/servizio richiesto;
• Quantità;
• Specifiche o caratteristiche tecniche definite nei minimi dettagli;
• Eventuali prestazioni accessorie ritenute necessarie (ad esempio assistenza tecnica);
• Tempistica:
  • Tempi di consegna del materiale;
  • Tempi di erogazione e durata del servizio;
  • Tempi e modalità per la comunicazione di eventuali difetti o avarie
• Termini e modalità per la presentazione dell’offerta (in busta chiusa e sigillata);
• prezzo del materiale o del servizio con evidenziata a parte IVA ed eventuale sconto;
• punteggio assegnato agli indicatori relativi alle caratteristiche tecniche, alla qualità del servizio e all’offerta economica;
• modalità di pagamento.

Le offerte devono pervenire in busta chiusa con sigillatura ceralacca, se specificato nella richiesta.

Le buste con le offerte vengono aperte dal Dirigente Scolastico e dal FAS che attribuiscono il punteggio relativo alle caratteristiche tecniche, alla qualità del servizio e all’offerta economica, previa compilazione di apposito prospetto comparativo con indicazione, sul medesimo prospetto, della ditta aggiudicataria. Per le offerte per servizi che prevedono la doppia valutazione tecnico-qualitativa ed economica, il Dirigente Scolastico, dopo valutazione del punteggio complessivo, sceglie l’impresa aggiudicataria comunicandola all’ufficio competente.

Terminate le operazioni di aggiudicazione del servizio o della fornitura si procede alla compilazione dell’ordine che riporta:

• Punti già presenti nella richiesta di preventivo;
• Modalità di controllo, eventuale collaudo e penali;
• Richiesta di immediata comunicazione di conferma d’ordine con restituzione dell’ordinativo, debitamente firmato per accettazione.

3.4 Controllo e collaudo

Le operazioni da compiere alla consegna dei materiali acquistati sono descritti nella procedura PSQ.021 Gestione dei servizi vari.

Sulla base delle caratteristiche indicate dal Fornitore o nella lettera d’ordine, i beni d’investimento acquistati, prima di procedere al loro pagamento, vengono sottoposti a collaudo da parte della Commissione Tecnica che, nei casi previsti, compila l’apposito modulo. Al momento del collaudo la Commissione Tecnica può invitare il proponente l’acquisto.

Se il collaudo è positivo, ossia se il materiale risponde alle specifiche richieste, la Segreteria Amministrativa procede alla liquidazione.

Nel caso il collaudo dei beni avesse esito negativo, il materiale viene reso al fornitore per la sua sostituzione/integrazione/modifica; nel caso in cui i beni/servizi forniti non rispondessero a quanto previsto nell’ordine, il Dirigente Scolastico decide se mantenere il fornitore ovvero inserirlo nella black-list mediante compilazione della scheda (Mod. PSQ.009.003 – Scheda fornitore – black list) con le modalità indicate nella procedura PSQ.025 - Gestione delle non conformità.

Il materiale viene di seguito inventariato dalla Segreteria su apposito registro che riporta:

• Numero d’inventario;
• Data di inserimento nell’inventario;
• Descrizione del bene;
• Importo unitario;
• Numero dei beni;
• Importo complessivo;
• Dislocazione;
• Eventuali note.

3.5 Valutazione e gestione dei fornitori

L’albo dei fornitori è – di fatto – costituito dall’elenco dei fornitori acquisiti, inserito nel software di gestione della contabilità di ufficio.

Tutti i fornitori attivi al momento dell’emissione di questa procedura, sono considerati “qualificati” su base storica e come tali inseriti nell’albo dei fornitori.

Eventuali nuovi fornitori, per i soli contratti di servizio o fornitura di ammontare superiore ai 6.000 €, vengono qualificati attraverso la loro individuazione sulla “Guida agli acquisti per gli enti pubblici” o tramite compilazione dell’apposito modulo (Mod. PSQ.009.004 – Valutazione dei fornitori).

I fornitori di servizi di trasporto sono tenuti a fornire anche un’autocertificazione per iscritto di conformità alla legge, secondo quanto previsto dalle indicazioni ministeriali.

La valutazione dei fornitori avviene attraverso la registrazione delle eventuali anomalie riscontrate nelle forniture. Se non esistono registrazioni il fornitore viene mantenuto nel tempo, mentre se vengono registrate non conformità la segreteria, sulla base della gravità delle non conformità, decide il loro inserimento nella black list.

La black list, cioè l’elenco dei fornitori giudicati non idonei, è costituita dall’archivio dei moduli Mod. PSQ.009.003 – Scheda fornitore – black list. I fornitori inseriti nella black list possono essere rivalutati dopo 2 anni previa compilazione e valutazione del Mod. PSQ.009.004 – Valutazione dei fornitori.

L’Albo relativo ai Fornitori è così articolato:

• Fornitori Acquisiti: elenco dei fornitori inserito nel software di gestione della contabilità di ufficio dell’anno di competenza;
• Black list Fornitori: archivio moduli Mod. PSQ.009.003 – Scheda fornitore – black list.

4. ARCHIVIAZIONE

I documenti utilizzati per l’approvvigionamento di prodotti e servizi e relativi ai fornitori sono raccolti e archiviati a cura dell’Ufficio Acquisti per almeno 5 anni.

5. RIFERIMENTI

Mod. PSQ.009.001 – Proposta di spesa

Mod. PSQ.009.002 – Riepilogo degli acquisti

Mod. PSQ.009.003 – Scheda fornitore – black list

Mod. PSQ.009.004 – Valutazione dei fornitori

Mod. PSQ.009.005 – Richiesta di reparto

Mod. PSQ.009.006 – Proposta spese di funzionamento