PSQ.010 Gestione magazzino e archivio

INDICE

• 1. GENERALITÀ
• 2. RESPONSABILITÀ
• 3. PROCEDURA
  • 3.1 Generalità
  • 3.2 Gestione
    • 3.2.1 Materiale di comusmo
      • 3.2.1.1 Modalità operative per ritiro materiale al momento della consegna da esterni
      • 3.2.1.2 Consegna del materiale a utenza interessata
      • 3.2.1.3 Registri: modalità di inventariazione e registrazione
    • 3.2.2 Archivi cartacei in Istituto e personale responsabile abilitato
      • • 3.2.2.1 Modalità operative per consegna di documenti da archiviare
        • 3.2.2.2 Modalità operative per ricerca materiale in archivio per sua consultazione
    • 3.2.3 Archivi documenti d'ufficio
  • 3.3 Ordini interni
• 4. ARCHIVIAZIONE
• 5. RIFERIMENTI

1. GENERALITÀ

2. RESPONSABILITÀ

3. PROCEDURA

3.1 Generalità

I magazzini sotto il controllo di questa procedura sono i seguenti:

• 1 archivio situato negli uffici,
• 2 magazzini per il materiale di cancelleria e pulizia e per le verifiche, situati nel locale interrato a nord dell’edificio
• 1 magazzino per il materiale del Liceo Scientifico per le Professioni del turismo di montagna, situato nel piano seminterrato al disotto dell’Auditorium,
• 1 magazzino per gli arredi, situato nel piano seminterrato al disotto dell’Auditorium, adibito a Sala Banda.

I prodotti dei laboratori sono immagazzinati nei singoli laboratori e/o nei depositi dei materiali pericolosi. In questo ultimo caso la conservazione di tali materiali è condotta in accordo alle regole definite nell’ambito della “sicurezza” (applicazione della legge 626/96).

Per la gestione degli archivi, a provincia autonoma di Trento ha emesso in data 27 luglio 2002 “linee guida per la gestione degli archivi delle istituzioni scolastiche nella provincia di Trento”.

3.2 Gestione

3.2.1 Materiale di consumo

3.2.1.1 Modalità operative per ritiro materiale al momento della consegna da esterni:

• Al momento della consegna su segnalazione della guardiola centrale, i collaboratori scolastici in servizio debbono depositare il materiale nei depositi di pertinenza;
• Il materiale deve essere portato nel magazzino o locale di destinazione con verifica, da parte di uno dei presenti, della consegna di quanto riportato sulla bolla di accompagnamento.
• Successivamente il personale addetto è tenuto a curare la sistemazione del materiale nel magazzino;

È compito dell’ufficio acquisti indicare espressamente sulla lettera d’ordine che la consegna deve
essere fatta possibilmente al mattino.

3.2.1.2 Consegna del materiale a utenza interessata:

• Orario normale giornaliero: ore 9.00-9.30/14.30-15.00
• Fuori orario: al bisogno, a cura del personale addetto e se non impegnati in
  altre attività;

3.2.1.3 Registri: modalità di inventariazione e registrazione:

• Inventario N. progressivo da n.1 a infinito Ufficio acquisti
• Normale deperimento N. progressivo annuale Ufficio acquisti
• Materiale di consumo N. progressivo annuale Ufficio protocollo
• Software N. progressivo da n.1 a infinito Ufficio acquisti
• Registro materiale in dotazione alle aule aule speciali/laboratori
  N. progressivo da n.1 a infinito Ufficio acquisti

L’ubicazione dei magazzini e l’indicazione del personale preposto a ciascuno sono elencati nel Mod. PSQ.010.001 “Magazzini materiale di consumo”.

Il magazzino per il materiale del Liceo Scientifico per le Professioni del turismo di montagna, situato nel piano seminterrato al disotto dell’Auditorium, viene organizzato e gestito secondo le indicazioni contenute nel Mod. PSQ.010.005 Gestione magazzino di montagna.

3.2.2 Archivi cartacei in Istituto e personale responsabile abilitato

3.2.2.1 Modalità operative per consegna di documenti da archiviare:

Il personale preposto ai vari settori di lavoro presso la segreteria consulta il “repertorio generale” e dà indicazioni precise al personale addetto alla gestione dell’archivio su dove sistemare il materiale da archiviare.

Segue, a cura del personale d’ufficio, l’aggiornamento del “Repertorio“ nella cartella sul server “Leggi, norme regolamenti”

3.2.2.2 Modalità operative per ricerca materiale in archivio per sua consultazione:

Il personale interessato alla visione di documenti depositati in archivio deve chiamare il solo personale preposto che, ricevute le indicazioni precise su dove il materiale risulta archiviato, provvede alla sua individuazione e consegna presso gli uffici.

Procedimento inverso per il deposito in archivio del materiale consultato.

L’ubicazione degli archivi cartacei e l’indicazione del personale responsabile abilitato sono elencati nel Mod. PSQ.010.002 “Archivi cartacei in Istituto e personale responsabile abilitato”.3.2.3 Archivi documenti d’ufficio

Il contenuto degli archivi dei documenti d’ufficio custoditi nell’ ARCHIVIO ENAIP.: 1° LOCALE (ex Istituto Tecnico) è indicato in dettaglio nel Mod. PSQ.010.003 “Archivio documenti d’ufficio 1”.

Il contenuto degli archivi dei documenti d’ufficio custoditi nell’ ARCHIVIO ENAIP.: 2° LOCALE (ex Liceo Scientifico) è indicato in dettaglio nel Mod. PSQ.010.004 “Archivio documenti d’ufficio 2”.

Ogni magazzino dell’Istituto è affidato alla cura di una figura di riferimento individuata dal FAS tra i collaboratori scolastici all’inizio di ogni anno scolastico.

Tale figura cura l’immagazzinamento, l’ordine, la consegna dei prodotti all’interno dell’Istituto, la custodia sotto chiave del magazzino lui assegnato ed il riordino dei prodotti seguendo la procedura procedura PSQ.009 - Gestione degli Acquisti e valutazione dei fornitori.

L’ordine fisico al fornitore viene effettuato dalla segreteria; la figura di riferimento del magazzino cura soltanto il ricevimento del materiale.

Quando il materiale viene consegnato in magazzino, la figura di riferimento esegue un controllo di congruenza tra la bolla di consegna e l’ordine emesso, ed esegue un controllo visivo dei colli (numero ed integrità). Al superamento dei controlli l’addetto al magazzino firma la bolla, invia la documentazione di trasporto alla segreteria e procede ad immagazzinare il materiale avendo cura di porre i materiali più vecchi davanti.

3.3 Ordini interni

La consegna di materiali all’interno dell’Istituto avviene a cura del responsabile del magazzino su richiesta verbale degli interessati in orario predefinito, salvo urgenze.

4. ARCHIVIAZIONE

Tutta la documentazione è conservata per almeno cinque anni a cura della segreteria.

5. RIFERIMENTI

Mod. PSQ.010.001 Magazzini materiale di consumo

Mod. PSQ.010.002 Archivi cartacei in Istituto e personale responsabile abilitato

Mod. PSQ.010.003 Archivio documenti d'ufficio 1

Mod. PSQ.010.004 Archivio documenti d'ufficio 2

Mod. PSQ.010.005 Gestione magazzino di montagna