PSQ.014 Gestione dei registri e dei verbali

• 1. GENERALITA’
• 2. RESPONSABILITÀ
• 3. PROCEDURA
  • 3.1 Registro di classe
  • 3.2 Registro del professore (corsi diurni)
  • 3.3 Registro interventi didattici di recupero/integrazione/potenziamento
  • 3.4 Registro dello sportello didattico e della lezione seminariale
  • 3.5 Registro giustificazioni sportello didattico e della lezione seminariale
  • 3.6 Registro prove di verifica
  • 3.7 Registro giornale del professore (corsi serali)
  • 3.8 Registro prenotazioni sportello didattico corsi serali
  • 3.9 Registro dello sportello didattico corsi serali
  • 3.10 Registro corsi di recupero delle carenze formative corsi serali
  • 3.11 Verbali
• 4. ARCHIVIAZIONE
• 5. RIFERIMENTI

1. GENERALITA’

SCOPO	Definire i criteri per una corretta gestione dei Registri e dei verbali in modo da raccogliere tutte le informazioni necessarie per avere una descrizione completa delle riunioni degli organi collegiali, delle varie commissioni, della storia della classe e di ogni singolo studente.
CAMPO DI APPLICAZIONE	Questa procedura è applicabile a: Registro di classe; Registro del professore (corsi diurni); Registro interventi didattici di sostegno/recupero/ integrazione/potenziamento; Registro prove di verifica interventi didattici Registro dello sportello didattico e della lezione seminariale; Registro giustificazioni sportello didattico (corsi diurni) Registro giornale dell’insegnante (corsi serali) Registro corsi di recupero delle carenze formative anno scolastico precedente corsi serali; Registro prenotazioni sportello didattico corsi serali; Registro sportello didattico corsi serali; Verbali degli organi collegiali e delle varie commissioni.
RESPONSABILE DEL PROCESSO	Segreteria didattica e amministrativa
RIFERIMENTI NORMATIVI	UNI EN ISO 9001:2008 Regolamento di Istituto Carta dei servizi
INPUT	Normative vigenti e necessità di tenere registrazioni efficaci
OUTPUT	Criteri e modalità di gestione e conservazione dei Registri e dei verbali
MODIFICHE RISPETTO ALLA REVISIONE PRECEDENTE	Paragrafi: 3.3, 3.6 Moduli PSQ.014.007

2. RESPONSABILITÀ

Attività	Responsabilità
Definizione delle caratteristiche dei Registri e dei verbali	Dirigente Scolastico
Acquisto dei Registri	Segreteria amministrativa
Compilazione dei Registri e dei verbali	Docenti
Custodia del Registro del professore, del corso di recupero, dello sportello didattico	Docenti, segreteria
Custodia del Registro di classe	Docenti, Personale ATA
Archiviazione	Segreteria didattica e amministrativa

3. PROCEDURA

Nei paragrafi successivi sono indicate le modalità particolari di gestione dei Registri suddivisi per tipologia; le modalità di gestione comuni sono descritte nella “Guida dell’insegnante”.

3.1 Registro di classe

Preparazione

Una volta formate le classi e stampati gli elenchi degli alunni, la Segreteria didattica procede alla predisposizione dei Registri di classe necessari, li intesta alla classe e inserisce l'elenco degli studenti.
Le voci contenute nel Registro di classe sono:

• pianta topografica della classe
• elenco degli studenti
• orario settimanale
• membri componenti il Consiglio di Classe
• permessi permanenti di uscita anticipata e entrata in ritardo
• studenti che non si avvalgono dell’insegnamento della religione cattolica
• esonero dalle lezioni di educazione fisica
• biblioteca di classe
• diario giornaliero composto da:
  • data
  • ora
  • materia
  • firma dell’insegnante
  • studenti assenti/ritardatari
  • studenti giustificati
  • argomenti delle lezioni e compiti assegnati
  • comunicazioni del Dirigente Scolastico o dei professori
• moduli di evacuazione.

Gestione

Il Registro di classe viene compilato dai docenti e resta a disposizione degli studenti della classe, degli insegnanti e del Dirigente Scolastico durante l’attività didattica.
La consultazione da parte dei genitori è regolata dalle norme relative all’accesso alla documentazione.
Settimanalmente il coordinatore di classe controlla la corretta gestione del Registro e appone un visto di verifica; almeno una volta all’anno il Dirigente Scolastico effettua il controllo dei Registri di classe e attesta la verifica apponendo la firma sul Registro stesso.
Il primo docente in servizio in ogni classe al mattino o al pomeriggio provvede a prelevare il Registro dalla copisteria (classi del piano terra e del seminterrato) o dalla guardiola del primo piano (classi del primo e del secondo piano) prima dell’inizio delle lezioni. Il Registro di classe viene consegnato dall’ultimo docente in servizio al mattino o al pomeriggio alla copisteria o alla guardiola del primo piano.

3.2 Registro del professore (corsi diurni)

Preparazione

Sulla base del numero delle docenti previsti in organico, la segreteria provvede ad ordinare un congruo numero di Registri. Il Dirigente Scolastico consegna ai nuovi docenti il Registro, mentre gli altri insegnanti ritirano il proprio Registro presso la segreteria docenti.
Il Registro è unico per tutte le discipline e riporta i seguenti dati:

• intestazione con anno scolastico, classe, sezione, materia e nome dell’insegnante
• elenco studenti
• calendario delle lezioni con l’indicazione di:
  • assenze
  • valutazioni
• temi e argomenti delle lezioni
• proposta di voto della disciplina, voto di condotta, assenze di entrambi i quadrimestri e numero totale delle assenze dell’anno

Gestione

Durante lo svolgimento dell’attività didattica il docente provvede a compilare il Registro personale per ogni unità di lezione effettuata.
Al termine delle lezioni il Registro deve essere lasciato nel cassetto personale.
Il Dirigente Scolastico provvede al controllo dei Registri personali almeno una volta all’anno, e li vista apponendo firma, data e timbro personale.
Nei periodi di vacanze prolungate (Natale e Pasqua) i Registri devono essere consegnati alla segreteria docenti per la conservazione.
Al termine di ogni scrutinio il docente barra, data e firma il prospetto riepilogativo quadrimestrale dei voti e delle assenze.
Al termine dell’anno scolastico i docenti barrano, firmano e datano le parti non utilizzate del Registro e lo consegnano in Segreteria docenti.

3.3 Registro interventi didattici di recupero/integrazione/potenziamento

Preparazione

La segreteria didattica provvede alla predisposizione del Registro Mod.PSQ.014.001 Registro interventi didattici di recupero/integrazione/potenziamento che è costituito

da una prima pagina di copertina che contiene:

• il nome del registro
• l’anno scolastico di riferimento
• l’indicazione del tipo di intervento didattico (corso di recupero delle carenze formative relative all’anno scolastico precedente, corso di sostegno didattico, percorso di sostegno didattico, interventi di integrazione e di potenziamento)
• il nominativo del docente
• la materia e le classi
• il periodo di effettuazione dell’intervento didattico
• il numero di unità di lezione dell’intervento didattico
• la durata dell’unità di lezione
• il calendario dell’intervento (giorno, orario, n° unita di lezione);

da una seconda pagina che contiene la programmazione dell’intervento (obiettivi, metodi e strumenti, contenuti e verifiche)

da una terza pagina che contiene le voci:

• cognome e nomi studenti
• classe/sezione di frequenza a.s. corrente
• materia
• date lezioni/Assenze(A)
• voto verifica

da una quarta pagina che contiene le voci:

• cognome e nomi studenti uditori
• classe
• date presenze

da una quinta e da una sesta pagina che contiene la descrizione dell’attività svolta (data, orario, attività svolta, totale unità di lezione svolte);

dalle pagine 7, 8, 9, 10 che contengono una valutazione sintetica, studente per studente, dell’intervento didattico:

• n°studente
• cognome e nome
• tipo di verifica (S/O)
• valutazione degli indicatori: conoscenza dei contenuti, abilità linguistiche ed espressive, abilità logiche, elaborazione dei contenuti mediante la scala di valutazione grav.insuff., insuff., suff., discreta, buona

e da una ultima pagina contenente le voci:

• relazione finale
• data
• firma del docente
• firma del Dirigente scolastico

Gestione

La compilazione è a carico del docente responsabile dell’intervento didattico.
Il Registro è conservato dal docente e riconsegnato al termine dell’intervento didattico in segreteria didattica “ufficio studenti”.

3.4 Registro dello sportello didattico e della lezione seminariale

Preparazione

Il Registro dello sportello didattico e della lezione seminariali Mod. PSQ.014.002 Registro dello Sportello Didattico e della Lezione Seminariale è costituito da
da una prima pagina di copertina che contiene le voci:

• nome del registro
• anno scolastico
• docente
• materia
• calendario dell’intervento didattico (data, orario, n° unità di lezione, totale unità di lezione)

dalla seconda pagina che potrà essere ripetuta anche in più copie secondo la necessità, che contiene le voci:

• sportello didattico di________;
• nome del docente
• data;
• orario, classe, cognome e nome studenti, presente/assente, argomento;

e/o, dalla terza pagina, che potrà essere ripetuta anche in più copie secondo la necessità, che contiene le voci:

• lezione seminariale di_________
• nome del docente
• data
• orario
• classe, cognome e nome studenti, presente/assente, argomento

e dalla ultima pagina che contiene le voci:

• relazione finale
• data
• firma del docente
• firma del dirigente scolastico

Gestione

Il docente impegnato nello sportello didattico e/o nella lezione seminariale, ritira in segreteria didattica ufficio studenti la prima e l’ultima pagina del registro dello sportello didattico e della lezione seminariale
La segreteria didattica “ufficio studenti” compila la seconda pagina del registro dello sportello didattico e della lezione seminariale annotando:

• la materia dello sportello didattico
• il nome del docente
• il nominativo degli studenti che hanno prenotato lo sportello didattico, la loro classe, l’orario e l’argomento della lezione.

Il docente, prima di ogni di effettuare ogni intervento di sportello didattico, ritira in segreteria la seconda pagina del registro dello sportello didattico e della lezione seminariale, annotando la presenza/assenza degli studenti e vi appone la firma.
La segreteria didattica “ufficio studenti” compila la terza pagina del registro dello sportello didattico e della lezione seminariali annotando:

• la materia della lezione seminariale
• il nome del docente
• il nominativo degli studenti che hanno prenotato la lezione seminariale, la loro classe, l’orario e l’argomento della lezione.

Il docente, prima di effettuare ogni lezione seminariale, ritira in segreteria la terza pagina del registro dello sportello didattico e della lezione seminariali e, su cui annota la presenza/assenza degli studenti e vi appone la firma.
Al termine di tutti gli interventi didattici, il docente compila in prima pagina il prospetto riepilogativo delle ore effettuate e la relazione finale dell’ultima pagina, e consegna il registro completato in ogni sua parte in segreteria didattica ufficio studenti.

3.5 Registro giustificazioni sportello didattico e della lezione seminariale

Preparazione

Il Registro delle giustificazioni dello sportello didattico e della lezione seminariale Mod. PSQ.014.009 – Registro giustificazioni dello sportello didattico e della lezione seminariale è costituto

da una prima pagina di copertina che contiene le voci:

• nome del registro
• anno scolastico

da una seconda pagina che contiene le voci:

• sportello didattico (materia)
• lezione seminariale (materia)
• nominativo docente
• data e orario
• nominativo studente e classe di appartenenza
• data di consegna della giustificazione

Gestione

Gli studenti dei corsi diurni che si assentano dallo sportello didattico e dalla lezione seminariale senza aver disdetto la prenotazione, devono giustificare “personalmente” l’assenza compilando il modulo Mod.PSQ. 013.010 – Giustificazione assenza Sportello didattico e/o Lezione Seminariale, disponibile in sala copisteria e consegnare il modulo della giustificazione nell’ ufficio di Vicepresidenza al docente vicario.
Gli studenti che non provvedono autonomamente a giustificare le assenze vengono contattati dal docente vicario per la compilazione della giustificazione.
Il vicario annota la data della consegna della giustificazione da parte degli studenti sul registro e consegna i moduli delle giustificazioni ai docentiinteressati che provvedono ad allegarle all’apposito registro.

3.6 Registro prove di verifica

Preparazione

Il Registro delle prove di verifica degli interventi didattici (Mod.PSQ.014.003- Registro prove di verifica) è costituito da una prima pagina di copertina, che contiene le voci:

• Il nome del registro
• l’anno scolastico, la/e materia/e, il nominativo del docente
• la/e classi (frequentate/e dagli studenti l’anno scolastico corrente)
• il n° totale di ore effettuate
• l’indicazione del tipo di verifica, del numero e del periodo della sessione di verifica:
  • prova per il recupero delle carenze formative relative all’anno scolastico precedente
    • prima sessione di verifica di settembre (in caso di mancata attivazione del corso di recupero)
    • seconda sessione di verifica di dicembre
  • prova per il recupero delle carenze disciplinari relative nell’anno scolastico corrente in caso di mancata attivazione del corso di sostegno didattico
    • periodo novembre/dicembre
    • periodo gennaio/marzo
  • prova per il recupero delle carenze disciplinari relative nell’anno scolastico corrente in caso di mancata attivazione del percorso di sostegno didattico
    • periodo novembre/maggio

dalla seconda pagina, che può essere ripetuta anche in più copie secondo la necessità, che contiene le voci:

• prova per il recupero delle carenze formative relative all’anno scolastico precedente
• l’elenco degli studenti che devono sostenere la verifica e la classe di appartenenza
• la materia ed il n°moduli (solo corsi serali)
• la data e l’ orario di somministrazione della prova
• le presenze/assenze
• il voto della verifica nella prima e nella seconda sessione di verifica
• la data e la firma del docente

dalla terza pagina, che può essere ripetuta anche in più copie secondo la necessità, che contiene le voci:

• prova per il recupero delle carenze disciplinari relative nell’anno scolastico corrente in caso di mancata attivazione:
  • del corso di sostegno didattico
  • del percorso di sostegno didattico
• l’elenco degli studenti che devono sostenere la verifica e la classe di appartenenza
• la materia
• la data e l’ orario di somministrazione della prova
• le presenze/assenze
• il voto della verifica
• la data e la firma del docente

Gestione

La compilazione è a carico:

• dei docenti dei corsi diurni e/o dei corsi serali che somministrano la prova di verifica per il recupero di carenze formative relative all’anno scolastico precedente
  • nella prima sessione di verifica di settembre, qualora non sia stato possibile attivare il corso di recupero
  • nella seconda sessione di verifica dicembre
• dei docenti dei corsi diurni che somministrano la prova di verifica per il recupero di carenze disciplinari rilevate nel corso dell’anno scolastico qualora non sia stato possibile attivare il corso di sostegno didattico
  • nel periodo di novembre/dicembre
  • nel periodo di gennaio/marzo
• dei docenti dei corsi diurni che somministrano la prova di verifica per il recupero di carenze disciplinari rilevate nel corso dell’anno scolastico qualora non sia stato possibile attivare il percorso di sostegno didattico
  • nel periodo di novembre/maggio

I registri devono essere firmati dal docente e consegnati alla segreteria didattica “ufficio studenti” dopo la correzione e la valutazione della prova.

3.7 Registro giornale del professore (corsi serali)

Preparazione

Sulla base del numero dei docenti previsti in organico, la segreteria provvede a far stampare un congruo numero di Registri. Il Dirigente Scolastico consegna a ognuno dei nuovi docenti un Registro giornale professore, unico per tutte le materie e per tutte le classi, mentre gli altri insegnanti provvedono a ritirare il Registro presso la segreteria didattica “ufficio docenti”.
Il Registro è costituto da una pagina di copertina che riporta:

• Il nome e il logo dell’Istituto
• Il nome del registro
• l’anno scolastico
• il nominativo del docente e la/e materia/e

Per ogni classe e per ogni materia d’insegnamento, il registro è costituito da una prima pagina interna che riporta:

• il nome del registro
• l’anno scolastico
• la classe
• la materia d’insegnamento
• il nominativo del docente

da un lembo aggiunto alla prima pagina interna che riporta:

• un quadro con l’orario settimanale delle lezioni
• un quadro con il calendario delle riunioni del Consiglio di Classe
• l’elenco degli studenti, il credito totale, l’elenco dei moduli superati e per ogni modulo: il numero del modulo, l’eventuale credito ed il voto della verifica

da due pagine interne per ogni modulo nelle quali annotare:

• il numero del modulo
• il mese ed il giorno
• le presenze/assenze
• le classificazioni orali
• il numero totale di ore del modulo
• i voti delle prove intermedie (scritte, grafiche, pratiche) e le date in cui sono state somministrate le prove
• il voto finale di modulo e la data di somministrazione della prova

da più pagine interne contenenti le voci:

• la data
• l’ argomento delle lezioni e delle attività svolte per ogni unità didattica

da una pagina interna nella quale annotare per ogni studente:

• le classificazioni del Consiglio di Classe (valutazione finale): N.moduli svolti, N. moduli superati, N. moduli non superati, il voto dei moduli, N. moduli anni precedenti non superati, eventuale credito scolastico-punti
• il risultato finale (ammesso-non ammesso alla classe successiva)
• l’elenco dei moduli dell’anno scolastico corrente non superati
• i crediti acquisiti per gli anni scolastici successivi

da due pagine interne nelle quali annotare il recupero dei moduli pregressi:

• modulo anno di corso, voto e data
• N. moduli recuperati e N. moduli non recuperati

da una pagina interne in cui poter fare annotazioni varie sui singoli studenti (interventi didattici ed educativi integrativi, rapporto Scuola/famiglia, recupero delle carenze formative, etc.)

Gestione

Durante lo svolgimento dell’attività didattica il docente provvede a compilare il Registro per ogni unità di lezione effettuata, annotando gli argomenti e le date delle lezioni.
Il docente riporta sul Registro le valutazioni delle verifiche scritte, orali e pratiche effettuate per ciascun modulo ed il voto del modulo.

Qualora gli studenti debbano sostenere prove per il recupero delle carenze formative, relative all’intera materia o solo ad alcuni moduli della materia, il docente annota i risultati e le date delle verifiche.

Se il Consiglio di Classe assegna crediti formali e/o non formali, il docente interessato annota sul registro se il credito assegnato è totale o parziale (con l’elenco dei moduli in caso di credito parziale).

Al termine delle lezioni il Registro deve essere lasciato nel cassetto personale.
Il Dirigente Scolastico provvede al controllo dei Registri personali almeno una volta all’anno, e li vista apponendo firma, data e timbro.
Nei periodi di vacanze prolungate (Natale e Pasqua) i Registri devono essere consegnati alla segreteria didattica “ufficio docenti” per la conservazione.
Dopo lo scrutinio finale il docente barra le parti del registro non utilizzate, appone la data e la firma su ogni pagina del Registro e lo consegna in segreteria didattica “ufficio docenti”.

3.8 Registro prenotazioni sportello didattico corsi serali

Preparazione

Il Registro delle prenotazioni dello sportello didattico corsi serali Mod. PSQ.014.006 - Registro prenotazioni sportello didattico corsi serali è costituito da una prima pagina di copertina, che contiene il nome del registro e l’anno scolastico di riferimento, e dalla seconda pagina, che potrà essere ripetuta anche in più copie secondo la necessità, che contiene le voci:

• data
• orario
• materia
• argomento
• firma studenti
• nominativo docente

Gestione

Lo studente che intende prenotare, nella modalità dello sportello didattico, una lezione di recupero, di integrazione o di approfondimento, compila la seconda pagina del registro disponibile in copisteria scegliendo una data e un orario in cui il docente ha precedentemente dato la disponibilità ad effettuare gli interventi didattici.
Il coordinatore dei corsi serali provvede a consegnare in segreteria didattica “ufficio studenti” il registro al termine dell’anno scolastico.

3.9 Registro dello sportello didattico corsi serali

Preparazione

Il Registro dello sportello didattico corsi serali Mod. PSQ.014.008 – Registro sportello didattico corsi serali è costituito da una prima pagina di copertina che contiene

• il nome del registro
• l’anno scolastico di riferimento
• la/e materia/e
• il nominativo del docente;
• il numero totale di unità di lezione effettuate

da più copie della seconda pagina che contiene le voci:

• data
• orario
• classe
• nominativo studenti presenti
• argomenti svolti
• n° unità di lezione effettuate
• firma del docente

e da una terza pagina contenente le voci:

• relazione finale
• data
• firma del docente
• firma del Dirigente scolastico

Gestione

Il docente che effettua lezioni di recupero, integrazione ed approfondimento mediante la modalità dello sportello didattico su suo invito o su prenotazione degli studenti tramite il Mod.PSQ.014.006 Registro prenotazioni sportello didattico corsi serali, compila per ogni lezione tenuta, la seconda pagina del registro dello sportello didattico. Il registro deve essere firmato dal docente e consegnati alla segreteria didattica al termine dell’intervento didattico.

3.10 Registro corsi di recupero delle carenze formative corsi serali

Preparazione

Il Registro dei corsi di recupero delle carenze formative relative all’anno scolastico precedente corsi serali Mod. PSQ.014.007 – Registro corsi di recupero delle carenze formative corsi serali è costituito da una prima pagina che contiene:

• il nome del registro
• l’anno scolastico di riferimento
• la/e materia/e
• il nominativo del docente
• la/e classe/e frequentata/e dagli studenti l’anno scolastico corrente
• il periodo dell’intervento
• il numero complessivo di ore effettuate
• il calendario dell’intervento (giorno, aula, orario, n° ore)

da più copie della seconda pagina su cui annotare per ogni studente:

• il nominativo e la classe di frequenza
• la materia ed il numero dei moduli (se le carenze formative sono riferite solo ad alcuni moduli)
• la programmazione dell’intervento (obiettivi, contenuti, metodi)
• il diario dell’intervento (data, orario, argomenti trattati)
• il calendario e l’ esito delle verifiche (la materia, il n° dei moduli, la data della verifica, l’orario, la presenza/assenza dello studente, il voto della verifica della prova per il recupero delle carenze formative relative ad alcuni moduli o a tutta la materia)
• la data e la firma del docente

e da una terza pagina contenente le voci:

• relazione conclusiva
• data
• firma del docente
• firma del Dirigente scolastico

Gestione

Il docente che effettua il corso di recupero delle carenze formative compila, per ogni studente che è in obbligo di frequenza del corso, la seconda pagina del registro. Il registro deve essere firmato dal docente e consegnato alla segreteria didattica al termine dell’intervento didattico.

3.11 Verbali

I verbali oggetto di questa procedura sono:

• i verbali dei consigli di classe
• i verbali del collegio dei docenti e delle sue articolazioni
• i verbali delle commissioni

Tutti questi documenti devono riportare:

• la data
• l’orario d’inizio
• la sede della riunione
• il nominativo del Presidente e del Segretario
• l’elenco dei presenti
• l’ordine del giorno
• la sintesi della discussione e le decisioni prese
• l’orario di chiusura;
• la firma del segretario e del Presidente.

Non possono essere effettuate registrazioni a matita e le cancellazioni devono in ogni modo rendere leggibile quanto annullato.
La conservazione dei verbali è a cura della segreteria.

4. ARCHIVIAZIONE

Tutta la documentazione prodotta viene conservata per almeno cinque anni a cura della segreteria didattica.

5. RIFERIMENTI

Mod. PSQ.014.001 Registro interventi didattici
Mod. PSQ.014.002 Registro dello Sportello Didattico e della Lezione Seminariale
Mod. PSQ.014.003 Registro prove di verifica
Mod. PSQ.014.006 Registro prenotazioni sportello didattico corsi serali
Mod. PSQ.014.007 Registro corsi di recupero delle carenze formative corsi serali
Mod. PSQ.014.008 Registro sportello didattico corsi serali
Mod. PSQ.014.009 Registro giustificazioni dello sportello didattico e della lezione seminariale

Guida dell’insegnante
Registro di classe
Registro del professore (corsi diurni)
Registro giornale del professore (corsi serali)