PSQ.021 Gestione dei servizi vari

INDICE

1. GENERALITA’

2. RESPONSABILITA’

3. PROCEDURA

• 3.1 Utilizzo dei locali scolastici

• • 3.1.1 Aule scolastiche
  • 3.1.2 Aule generiche
  • 3.1.2 Raccolta e gestione delle richieste per l’uso di Auditorium, Biblioteca e Palestra e delle attrezzature ivi presenti

• 3.2 Servizio biblioteca

• • 3.2.1 Gestione dell’accesso alla biblioteca e consultazione del patrimonio librario e delle riviste
  • 3.2.2 Gestione dell’acquisto dei beni librari e delle riviste
  • 3.2.3 Carico, catalogazione, collocazione e scarico dei beni librari
  • 3.2.4 Gestione del prestito dei beni librari

• 3.3 Attività di laboratorio e aule speciali 6

• • 3.3.1 Gestione dell’accesso e dell’utilizzo del laboratorio
  • 3.3.2 Gestione degli acquisti e dello scarico dei beni dei laboratori e dello smaltimento dei rifiuti pericolosi
  • 3.3.3 Richieste di assistenza e intervento

4. ARCHIVIAZIONE

5. RIFERIMENTI

1. GENERALITA’

2. RESPONSABILITA’

3. PROCEDURA

3.1 Utilizzo dei locali scolastici

I regolamenti gestionali riguardanti l’accesso e l’utilizzo dei locali scolastici sono redatti sulla base delle indicazioni dei rispettivi responsabili, dei docenti collaboratori per la sicurezza e del Responsabile del Servizio di Prevenzione e Protezione (RSPP).

In tutte le aree di pertinenza dell’Istituto è vietato fumare. Tutto il personale è tenuto a rispettare e a far rispettare tale norma. Il Dirigente scolastico nomina all’inizio dell’anno un nucleo di vigilanza “antifumo”.

3.1.1 Aule scolastiche

Il Dirigente scolastico, al fine di assicurare un corretto utilizzo delle aule scolastiche individua una serie di disposizioni riguardanti:

• disposizione dei banchi e della cattedra
• cura dell’aula e degli arredi
• risparmio energetico
• raccolta differenziata

Tali disposizioni vengono raccolte in un documento che resta in vigore fino al successivo aggiornamento (Mod. PSQ.021.030 – Regolamento utilizzo delle aule scolastiche); copia dello stesso è presente in tutte le aule scolastiche.

Durante le lezioni è vietato l’uso del telefono cellulare.

3.1.2 Aule generiche

Sono le aule non assegnate alle singole classi per l’ordinaria attività didattica e sono disponibili per vari utilizzi da parte dell’utenza scolastica.

Il DS può concedere l’utilizzo dei locali scolastici all’utenza interna ed esterna.

I docenti interni prenotano le aule firmando l’apposito registro (Mod. PSQ.021.021 – Registro prenotazione aule) depositato presso la portineria.

L’utenza esterna (Enti, Associazioni, Genitori, altro) prenota i locali dell’Istituto tramite compilazione di apposito modello recante nominativo del richiedente, tipo di attività svolta, motivazione, data e orario, locale richiesto ed eventuale materiale necessario (Mod. PSQ.021.005 - Domanda di concessione per aule scolastiche). Il modulo è reperibile presso la “Segreteria progetti”. Le richieste dell’utenza esterna vengono autorizzate dal DS, in conformità con le linee guida stabilite dal Consiglio dell’Istituzione. L’autorizzazione all’uso di aule e laboratori viene concessa mediante apposito modulo (Mod. PSQ.021.008 - Autorizzazione uso aule e laboratori).

Le autorizzazioni vengono consegnate dall’addetto di segreteria al personale di competenza (se possibile consegnate direttamente all’interessato) ed al personale di portineria.

3.1.2 Raccolta e gestione delle richieste per l’uso di Auditorium, Biblioteca e Palestra e delle attrezzature ivi presenti

Il DS può concedere l’utilizzo dei locali scolastici all’utenza interna ed esterna.

Per quanto riguarda l’Auditorium, la Biblioteca e la Palestra il personale interno presenta, presso la “Segreteria progetti”, richiesta tramite compilazione di apposito modello recante nominativo del richiedente, tipo di attività svolta, motivazione, data e orario, locale richiesto ed eventuale materiale necessario. (Mod. PSQ.021.004 - Richiesta utilizzo AUDITORIUM, BIBLIOTECA e PALESTRA da parte del personale dell'Istituto). Le richieste vengono autorizzate dal DS, in conformità con le linee guida stabilite dal Consiglio dell’Istituzione.

L’utenza esterna (Enti, Associazioni, Genitori, altro) prenota i locali dell’Istituto tramite compilazione di apposito modello (da consegnare presso la “Segreteria progetti”) recante nominativo del richiedente, tipo di attività svolta, motivazione, data e orario, locale richiesto ed eventuale materiale necessario (Mod. PSQ.021.006 - Domanda di concessione per palestra e Mod. PSQ.021.007- Domanda di concessione per auditorium). Le richieste dell’utenza esterna vengono autorizzate dal DS, in conformità con le linee guida stabilite dal Consiglio dell’Istituzione. L’autorizzazione all’uso di aule e laboratori viene concessa mediante apposito modulo Mod. PSQ.021.008 - Autorizzazione uso aule e laboratori, quella per l’auditorium mediante il modulo Mod. PSQ.021.025 - Autorizzazione uso auditorium, quella per la palestra mediante il modulo Mod. PSQ.021.027 - Autorizzazione uso palestra. Le autorizzazioni vengono consegnate dall’addetto di segreteria al personale di competenza (se possibile consegnate direttamente all’interessato) ed al personale di portineria. Quando il locale concesso è la palestra il personale addetto consegna le chiavi al richiedente che firma l’apposito modulo per ricevuta (Mod. PSQ.021.009 - Consegna chiavi e gestione palestra).

L’apertura, la gestione e la chiusura dell’Auditorium al di fuori del normale orario scolastico per l’utenza esterna sono a cura di apposita ditta individuata dal Dirigente scolastico allo scopo. Alla consegna delle chiavi da parte del personale addetto il responsabile della ditta incaricata firma l’apposito modulo per ricevuta (Mod. PSQ.021.024 - Consegna chiavi auditorium).

Le modalità di utilizzo della palestra sono indicate nel relativo regolamento (Mod. PSQ.021.032 - Regolamento palestra).

Il responsabile è nominato annualmente dal Dirigente scolastico sentito il Collegio dei docenti.

Il responsabile della palestra provvede a valutare la regolarità e l’efficacia del regolamento.

Alla palestra si può accedere solamente con scarpe da ginnastica pulite e che non lascino segni sul pavimento della stessa.

3.2 Servizio biblioteca

Scopi, funzioni e organizzazione della biblioteca di Istituto sono indicati nel Regolamento biblioteca scolastica (Mod. PSQ.021.010 - Regolamento biblioteca scolastica)

3.2.1 Gestione dell’accesso alla biblioteca e consultazione del patrimonio librario e delle riviste

Il responsabile della biblioteca, nominato annualmente dal Dirigente scolastico sentito il Collegio dei docenti, stabilisce all’inizio dell’anno scolastico l’orario di apertura e provvede a darne comunicazione ai soggetti interessati (docenti e studenti); provvede inoltre a valutare la regolarità e l’efficacia del regolamento.

Il responsabile o un suo collaboratore, presente in biblioteca durante l’orario di apertura, dà informazioni e permette la consultazione del patrimonio librario e delle riviste.

Finito il suo turno, controlla che tutti i libri consultati siano ancora presenti in biblioteca.

3.2.2 Gestione dell’acquisto dei beni librari e delle riviste

Il responsabile o un suo collaboratore dispone annualmente il piano acquisti, raccogliendo le richieste e i suggerimenti del personale docente e degli studenti e lo consegna alla segreteria (vedi PSQ.009 - Gestione spese generali di funzionamento e valutazione fornitori)

3.2.3 Carico, catalogazione, collocazione e scarico dei beni librari

Le nuove acquisizioni librarie vengono registrate su “Registro normale deperimento” e bollate con il timbro dell’Istituto, a cura della segreteria, secondo apposita procedura (PSQ.009 - Gestione spese generali di funzionamento e valutazione fornitori).

Il responsabile o un suo collaboratore:

• prende in consegna i libri registrati e bollati e li cataloga realizzando schede bibliografiche analoghe a quelle adottate dal Sistema Bibliotecario Trentino utilizzando come sistema di classificazione la Classificazione Decimale Dewey (Mod. PSQ.021.011 - Indicazioni per la catalogazione)
• inserisce queste schede in un catalogo informatico utilizzando un apposito software.
• incolla all’esterno di ogni volume l’etichetta che ne riporta la segnatur
• colloca in modo ordinato i testi sugli scaffali
• controlla periodicamente in modo da verificare eventuali ammanchi o la presenza di libri fuori posto
• provvede ad individuare i testi obsoleti o danneggiati da scaricare secondo apposita procedura (PSQ.010 – Gestione magazzino e archivio).

3.2.4 Gestione del prestito dei beni librari

Il responsabile o un suo collaboratore gestisce informaticamente i prestiti avvalendosi di un apposito programma, secondo le modalità previste dal Regolamento biblioteca scolastica (Mod. PSQ.021.010 - Regolamento biblioteca scolastica ).

Periodicamente effettua un controllo per verificare eventuali ritardi nella restituzione dei testi in prestito.

3.3 Attività di laboratorio e aule special

3.3.1 Gestione dell’accesso e dell’utilizzo del laboratorio

All’inizio dell’anno scolastico, e comunque entro il mese di ottobre, il FAS e il DS convocano gli assistenti scolastici di laboratorio per definire le modalità organizzative, i turni e gli orari di lavoro per l’intero anno scolastico. Le risultanze di tale riunione vengono verbalizzate e costituiscono la base per la gestione di eventuali azioni correttive.

Il responsabile di ciascun laboratorio e aula speciale, preposto per la sicurezza, è nominato annualmente dal Dirigente scolastico sentito il Collegio dei docenti. A ciascun laboratorio il Dirigente scolastico assegna anche un assistente scolastico di laboratorio.

Nel corso di ogni anno scolastico, il responsabile incaricato provvede a valutare la regolarità e l’efficacia del regolamento e ad aggiornare l’inventario dei beni di tutti i laboratori e aule speciali, eventualmente in collaborazione con gli assistenti scolastici di laboratorio.

Per i laboratori di chimica e fisica, in cui le esperienze debbono essere preparate dagli assistenti scolastici di laboratorio, la prenotazione all’accesso viene effettuata dai soli docenti di fisica e chimica al competente assistente scolastico di laboratorio che la annota sull’apposito modulo (Mod. PSQ.021.013 - Prenotazioni accesso a laboratorio-aula speciale). Tali moduli sono custoditi a cura dei medesimi assistenti scolastici di laboratorio e l’ufficio amministrazione.

Per tutti gli altri laboratori e aule speciali, entro il mese di ottobre di ogni anno scolastico o comunque dopo la stesura dell’orario definitivo delle lezioni, i responsabili di laboratorio e aula speciale provvedono a indicare le modalità di prenotazione mediante l’apposito modulo (Mod. PSQ.021.013 - Prenotazioni accesso a laboratorio-aula speciale) oppure a formulare un calendario di utilizzo del laboratorio sulla base delle indicazioni espresse dai singoli docenti, dell’orario delle lezioni e della necessità di assicurare a tutte le classi l’accesso settimanale ai laboratori e aule speciali. Qualora il responsabile di laboratorio e aula speciale ne ravvisi la necessità, può periodicamente aggiornarlo o sostituirlo, in corso d’anno, in base alle esigenze didattico-organizzative emerse. Sempre a discrezione dei responsabili di laboratorio/aula speciale le indicazioni dei singoli docenti possono essere raccolte mediante l’apposito modulo (Mod. PSQ.021.012 – Richiesta utilizzo laboratorio e aula speciale). I suddetti calendari devono essere depositati e disponibili presso le guardiole ai piani in cui si trovano i laboratori o aule speciali corrispondenti.

L’accesso e l’utilizzo dei laboratori e aule speciali avviene secondo apposito regolamento emanato dal DS d’accordo con il responsabile del laboratorio (Mod. PSQ.021.017 - Regolamento laboratori di informatica, Mod. PSQ.021.020– Regolamento laboratori, Mod. PSQ.021.031 – Regolamento utilizzo delle aule speciali, Regolamento sicurezza laboratori).

Le prenotazioni per l’accesso saltuario devono essere comunicate di norma entro il giorno precedente in guardiola e avvengono tramite apposito modulo (Mod. PSQ.021.013 - Prenotazioni accesso a laboratorio-aula speciale), da cui risultano anche le ore calendarizzate. Nel caso in cui un docente inserito nel calendario definitivo rinunci alla lezione in laboratorio è tenuto a cancellarsi con il massimo anticipo possibile.

L’accesso degli studenti ai laboratori d’informatica in assenza del docente titolare dell’attività didattica è disciplinato dal Regolamento laboratori di informatica (Mod. PSQ.021.017) ed avviene mediante compilazione del Mod. PSQ.021.026 - Autorizzazione all'accesso al laboratorio d'informatica.

I docenti che accompagnano gli studenti nei laboratori e aule speciali devono compilare e firmare sempre l’apposito registro (Mod. PSQ.021.014 – Registro utilizzo laboratori e aule speciali).

Al termine di ogni anno scolastico, a cura dell’ufficio di segreteria, viene redatto il “Prospetto sull’utilizzo dei laboratori” con le percentuali di riferimento.

L’uso dei computer portatili dell’Istituto è disciplinato da apposito Regolamento (Mod. PSQ.021.028 - Regolamento d'uso dei computer portatili in dotazione alla scuola) e viene concesso previa compilazione dell’apposito registro (Mod. PSQ.021.029 - Registro prenotazione ed uso dei computer portatili).

3.3.2 Gestione degli acquisti e dello scarico dei beni dei laboratori e dello smaltimento dei rifiuti pericolosi

Le richieste di acquisto di beni mobili e immobili proposte dai singoli docenti o concordate a livello di Dipartimento vengono raccolte a cura del responsabile di laboratorio. Le richieste di acquisto vengono vagliate dal responsabile con gli assistenti ed eventualmente con i consulenti di riferimento e vengono presentate, tramite l’apposito ufficio di segreteria, alla Commissione Tecnica (PSQ.009 - Gestione spese generali di funzionamento e valutazione fornitori).

Per lo scarico inventariale il Dirigente scolastico, in qualità di responsabile del patrimonio dell’Istituto, si attiene alle norme ministeriali di riferimento. Per i materiali pericolosi o di speciale smaltimento si fa riferimento alle norme previste dal SISTRI (Rifiuti – Registro Carico e Scarico)

3.3.3 Richieste di assistenza e intervento

Qualora si verificasse un malfunzionamento/guasto, il docente presente nel laboratorio in quel momento lo segnala compilando l’apposita scheda (Mod. PSQ.005.002 – Richiesta manutenzione o intervento) come descritto nella procedura PSQ.005 Pulizia e piccola manutenzione.

Per la manutenzione periodica delle attrezzature di tutti i laboratori si fa riferimento al docente responsabile di quel laboratorio, che provvede a compilare l’apposito modulo (Mod. PSQ.005.002 – Richiesta manutenzione o intervento).

4. ARCHIVIAZIONE

Tutta la documentazione prodotta viene conservata per almeno 5 anni a cura della Segreteria.

5. RIFERIMENTI

Mod. PSQ.021.004 - Richiesta utilizzo AUDITORIUM, BIBLIOTECA e PALESTRA da parte del personale dell'Istituto

Mod. PSQ.021.005 - Domanda di concessione per aule scolastiche

Mod. PSQ.021.006 - Domanda di concessione per palestra

Mod. PSQ.021.007 - Domanda di concessione per auditorium

Mod. PSQ.021.008 - Autorizzazione uso aule e laboratori

Mod. PSQ.021.009 - Consegna chiavi e gestione palestra

Mod. PSQ.021.010 - Regolamento biblioteca scolastica

Mod. PSQ.021.011 - Indicazioni per la catalogazione

Mod. PSQ.021.012 - Richiesta utilizzo laboratorio e aula speciale

Mod. PSQ.021.013 - Prenotazioni accesso a laboratorio-aula speciale

Mod. PSQ.021.014 - Registro utilizzo laboratori e aule speciali

Mod. PSQ.021.017 - Regolamento laboratori di informatica

Mod. PSQ.021.019 - Regolamento Biblioteca/aula di lingue straniere

Mod. PSQ.021.020 - Regolamento laboratori

Mod. PSQ.021.021 - Registro prenotazione aule

Mod. PSQ.021.024 - Consegna chiavi auditorium

Mod. PSQ.021.025 - Autorizzazione uso auditorium

Mod. PSQ.021.026 - Autorizzazione all'accesso al laboratorio d'informatica

Mod. PSQ.021.027 - Autorizzazione uso palestra

Mod. PSQ.021.028 - Regolamento d'uso dei computer portatili in dotazione alla scuola

Mod. PSQ.021.029 - Registro prenotazione ed uso dei computer portatili

Mod. PSQ.021.030 - Regolamento utilizzo delle aule scolastiche

Mod. PSQ.021.031 - Regolamento utilizzo delle aule speciali

Mod. PSQ.021.032 - Regolamento palestra

Rifiuti – Registro Carico e Scarico

Regolamento sicurezza laboratori