PSQ.024 Gestione delle verifiche ispettive interne

INDICE

• 1. GENERALITA’
• 2. RESPONSABILITA'
• 3. PROCEDURA
  • 3.1 Pianificazione delle verifiche
  • 3.2 Qualificazione dei valutatori
  • 3.3 Gestione delle verifiche
  • 3.4 Documentazione
• 4. ARCHIVIAZIONE
• 5. RIFERIMENTI

1. GENERALITA’

2. RESPONSABILITA'

3. PROCEDURA

Per Verifica Ispettiva Interna della Qualità (Audit) si intende un processo sistematico, indipendente e documentato, per verificare le attività inerenti il Sistema Qualità, i risultati ottenuti e se quanto predisposto viene attuato efficacemente e risulta idoneo al conseguimento degli obiettivi.

3.1 Pianificazione delle verifiche

Tutte le attività dell’Istituto descritte nelle procedure del SQ vengono periodicamente verificate, mediante un campionamento. La Commissione Qualità predispone un piano delle Verifiche Ispettive Interne che indica le attività da sottoporre a verifica, il responsabile dell’area verificata, la composizione del team di audit, dopo aver verificato la disponibilità dei valutatori, e la data della verifica (Mod. PSQ.024.001) da presentare in sede di riesame da parte della direzione. Il piano, esaminato e approvato in sede di riesame, è portato a conoscenza del personale docente e non docente mediante circolare. Le verifiche avvengono dopo che il RSQ ha comunicato al personale soggetto a verifica le attività da esaminare, la data, il luogo e l’ora della verifica.

Il RSQ o la Direzione possono indire Verifiche Ispettive Interne al di fuori di quelle pianificate quando ritengono che:

· si siano verificati sostanziali mutamenti organizzativi;

· vi siano condizioni pregiudizievoli la qualità;

· vi sia stata una modifica sostanziale alle procedure;

· sia necessario verificare che le azioni correttive siano state applicate efficacemente.

3.2 Qualificazione dei valutatori

Il personale che esegue le verifiche ispettive deve essere opportunamente qualificato. Il RSQ compila per ogni valutatore una scheda personale (Mod. PSQ.024.002), in cui annota:

· i corsi di formazione seguiti sulle tecniche di Audit;

· le verifiche ispettive effettuate;

· il ruolo ricoperto in ogni verifica.

I valutatori non devono avere alcuna diretta responsabilità nell'esecuzione della attività soggette a verifica. Per la conduzione delle Verifiche Ispettive possono essere utilizzati anche consulenti esterni.

3.3 Gestione delle verifiche

Le Verifiche Ispettive avvengono dopo che il RSQ ha comunicato al personale soggetto a verifica le attività che vengono esaminate, la data, il luogo e l’ora dell’Audit.

Prima di iniziare l’Audit, il gruppo prende in esame la procedura da verificare, si confronta sullo scopo dell'Audit e concorda le modalità di conduzione dello stesso.

L’Audit consiste nel rilevare oggettivamente se le attività esaminate vengono eseguite in base alle istruzioni contenute nelle procedure di riferimento e se queste ultime risultano idonee al conseguimento degli obiettivi prefissati. Le risultanze sono documentate con riferimento ai documenti esaminati (identificazione dei documenti o delle parti esaminate, nomi delle persone contattate, altro).

Completate le attività di verifica, il gruppo si riunisce per discutere quanto rilevato. Al termine della riunione il gruppo di verifica si incontra con le persone coinvolte nell’Audit per presentare i risultati.

3.4 Documentazione

Sulla base dei risultati della verifica il Responsabile del gruppo di Audit redige il "Rapporto di Verifica" (Mod. PSQ.024.003) che contiene:

• numero di verifica ispettiva;
• luogo e data della verifica;
• numero totale di pagine;
• identificazione del processo sottoposto a verifica;
• nominativi degli auditors;
• responsabile dell’Area verificata;
• nominativi delle persone presenti alla verifica;
• tipo di verifica;
• descrizione dello scopo della verifica;
• documenti di riferimento;
• risultati della verifica e considerazioni generali sulla verifica;
• numero e descrizione delle non conformità rilevate;
• elenco degli allegati al rapporto.

Il Rapporto di Verifica viene firmato dal Coordinatore del Gruppo di Verifica (CGV), dai valutatori, dal responsabile dell’area verificata e dal RSQ.

Il RSQ utilizza i dati contenuti nei Rapporti di Verifica come elemento in ingresso del successivo riesame della Direzione.

Sulla base del Rapporto di Verifica il RSQ predispone con la collaborazione del personale coinvolto le Azioni Correttive (vedi PSQ.026 Gestione Azioni Correttive e Preventive).

4. ARCHIVIAZIONE

Tutta la documentazione prodotta viene conservata a cura del RSQ per un periodo di almeno tre anni.

5. RIFERIMENTI

Mod. PSQ.024.001 - Piano delle verifiche ispettive interne

Mod. PSQ.024.002 - Scheda valutatore

Mod. PSQ.024.003 - Rapporto di verifica